Рубрики документов
Справочник Рубрики и шаблоны документов содержит информацию о рубриках документов, которые используется для классификации и систематизации документов в журнале документов.
Рубрики документов могут объединяются в группы документов. Например, по группе документов договоры могут быть созданы следующие рубрики:
- договор поставки
- договор аренды
- лицензионный договор
Шаблоны документов
По рубрике документа могут быть создано необходимое количество шаблонов документов.
Шаблоны документов используются при создании файла документа.
Открытие справочника Рубрики и шаблоны документов
В строке меню нажмите Справочники и выберите пункт 
Рубрики и шаблоны документов.
Пункты меню справочника Рубрики и шаблоны документов
|
Добавить / группу | Создание группы документов |
|
|
Добавить / рубрику | Создание рубрики документов |
| Добавить / текстовый (табличный) шаблон | Создание текстового (табличного) шаблона документа | |
|
Изменение | Изменение группы, рубрики документов или шаблона документа |
|
|
Удалить | Удаление рубрики, группы документов, шаблона документа |
|
Поиск | Открытие панели поиска рубрики / группы документов |
Создание группы документов
Группы документов позволяют объединять рубрики документов. Чтобы создать группу документов, выполните следующие действия:
- Установите курсор мыши на необходимую ветку дерева группы документов. Верхняя ветка называется Документы. Новая группа документов будет создана подчиненной к выбранной ветке группы документов. При необходимости созданная группа может быть перенесена на другой уровень дерева документов с использованием метода Drag & Drop.
-
В панели инструментов нажмите на кнопку Добавить и выберите пункт
группу. В открывшейся форме Новая группа введите необходимое наименоване группы и нажмите на кнопку ОК. Будет создана новая группа документов.
Создание рубрики документов
- Установите курсор мыши на необходимую ветку дерева группы документов. Верхняя ветка называется Документы. Новая рубрика документов будет создана подчиненной к выбранной ветке группы документов. При необходимости созданная рубрика может быть перенесена на другой уровень дерева документов с использованием метода Drag & Drop.
-
В панели инструментов нажмите на кнопку Добавить и в раскрывающемся списке выберите пункт
рубрику. В открывшейся форме Новая рубрика введите необходимое наименование рубрики документов.
-
При необходимости в поле Префикс введите необходимый префикс документа, который может использоваться при настройке регистрационного номера документа.
- После заполнения полей нажмите на кнопку ОК. Будет создана новая рубрика документов.
Настройка шаблона договорных обязательств (этапы)
В предусмотрена возможность по рубрике документа настройки договорных обязательств (этапов).
Предусмотрена возможность автоматической подстановки этапов при внесении договорных обязательств по договору.
Настройка собственных полей по рубрике документов
Предусмотрена возможность по рубрике документа настройки дополнительных пользовательских полей по документу. Предусмотрена возможность автоматической подстановки собственных полей в карточку документа. Значения полей могут использоваться для автоматической вставки в договор.
Для настройки собственных полей на уровне справочника:
- В справочнике Пользовательские справочники создайте необходимые справочники без значений. Например, создайте справочник "Площадь аренды".
- Установите курсор мыши на необходимой рубрике документов и в панели инструментов нажмите на пункт Дополнительно.
-
В открывшейся форме Шаблон дополнительной информации установите
флажок на необходимых значениях пользовательских справочников. Затем нажмите на кнопку ОК.
× - Откройте шаблон необходимого документа и настройте его на автоматическое заполнение значениями пользовательских справочников в шаблон файла документа.
-
Вставьте собственные поля в карточку документа на вкладке Дополнительно.
Перенос рубрики в группу
Чтобы перенести рубрику документа в необходимую группу документов, методом Drag & Drop перетащите рубрику документов в необходимую группу документов. Выбранная рубрика документов будет перенесена в выбранную группу документов.
Изменение наименования группы и (или) рубрики документов
Чтобы изменить наименование группы и (или) рубрики документов, установите курсор мыши на необходимой группе / рубрике документа и в панели инструментов нажмите на кнопку 
Изменить. Ячейка переключится в режим редактирования. Введите необходимое наименование и на клавиатуре нажмите на кнопку Enter.
Поиск рубрики / группы документов
Чтобы найти в справочнике необходимую рубрику / группу документов, в панели инструментов нажмите на кнопку Поиск. В верхней части формы появится панель поиска по тексту наименования. В поле Введите текст для поиска... введите поисковый запрос и нажмите на кнопку Поиск. В форме будут отфильтрованы записи с учетом поискового запроса.